Flexiblere Belegverarbeitung über Regeln pro Adresse

Ihr Benefit: Sie können Belege für bestimmte Lieferanten oder Dokumenttypen gezielter automatisch vorklassifizieren und vorbefüllen. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand, und wiederkehrende Belege können schneller und konsistenter verarbeitet werden.

Was ist neu: Bei einer Adresse können neu mehrere Dokumentenverarbeitungsregeln definiert werden. Jede Regel besteht aus Bedingungen (z. B. Text auf dem Beleg, Dokumenttyp, Betrag, Währung) und den anzuwendenden Werten (z. B. Dokumenttyp / weitere Vorbelegungen). Die Regeln werden in einer Prioritätsliste geführt; die erste passende Regel wird angewendet.

Wo: Kundenansicht > Adressen > (Adresse bearbeiten) > Dokumentenverarbeitungsregeln

So richten Sie die Funktion ein: Öffnen Sie eine Adresse, erstellen Sie eine Regel, definieren Sie die Bedingungen und hinterlegen Sie die gewünschten Werte. Ordnen Sie die Regeln per Drag-and-drop nach Priorität.

Zwei Beispiele aus der Praxis:

1. Gutschrift oder Rechnung automatisch unterscheiden: Sie erhalten vom gleichen Lieferanten sowohl Rechnungen als auch Gutschriften. Enthält der erkannte Belegtext (OCR) «Gutschrift», setzt eine Regel den Dokumenttyp auf Gutschrift. Enthält er «Rechnung», setzt eine zweite Regel den Dokumenttyp auf Rechnung. Platzieren Sie die Gutschrift-Regel vor der Rechnungs-Regel, damit auch eine Gutschrift mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung richtig zugeordnet wird.
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2. Unterschiedliche Leistungen desselben Lieferanten passend kontieren: Ein IT-Dienstleister stellt Ihnen Hosting und Beratung separat in Rechnung. Enthält der OCR-Text «Hosting», wird das hinterlegte Aufwandskonto für Hosting vorbefüllt; bei «Beratung» das entsprechende Konto für Beratungsleistungen. So müssen Sie die Kontierung nicht bei jedem Beleg erneut auswählen.