Où : Vue client > Collaborateurs/trices > Modifier > Impôt à la source

Quoi de neuf : De nouveaux champs ont été ajoutés pour les jours travaillés en Suisse pour l'impôt à la source. Cela est nécessaire, car selon les prescriptions de Swissdec et les règlements internationaux (en particulier les conventions de double imposition), les jours de travail à l’étranger doivent être correctement distingués des jours soumis à l’impôt à la source.

Seuls les jours effectivement travaillés en Suisse sont pris en compte, sur la base de 20 jours ouvrables par mois pour un emploi à plein temps.

Le système distingue désormais automatiquement entre les différents types de modèles d'emploi :

1. Pour les emplois à temps régulier, le nombre de jours travaillés en Suisse est calculé en fonction du taux d'occupation.

2. En cas d’activité à l’étranger ou de multiples contrats, le système calcule automatiquement les jours travaillés en Suisse lorsque cela est possible. Dans le cas contraire, une saisie manuelle est nécessaire

3. Pour les collaborateurs avec un taux d'occupation irrégulier ou un début/fin de contrat en cours de mois, la valeur doit être saisie directement dans la fiche de paie.

Ces ajustements permettent de garantir que tous les jours travaillés en Suisse pour l’impôt à la source sont correctement pris en compte, soit automatiquement, soit par une saisie manuelle, conformément aux exigences légales.

Wo: Kundenansicht > Mitarbeitende > Bearbeiten > Quellensteuer

Was ist neu: Es wurden neue Felder für die Quellensteuer-relevanten Arbeitstage in der Schweiz eingebaut. Dies ist notwendig, da gemäss der Swissdec-Vorschriften und den internationalen Bestimmungen (insbesondere den Doppelbesteuerungsabkommen) die ausländischen Arbeitstage von den Quellensteuerpflichtigen korrekt ausgeschieden werden müssen.

Es müssen dabei nur die Arbeitstage in der Schweiz berücksichtigt werden, und es wird eine Grundlage von 20 Arbeitstagen pro Monat bei Vollzeitpensum angenommen.

Im System wird nun automatisch zwischen den verschiedenen Arten von Beschäftigungsmodellen unterschieden:

1. Bei regelmässigem Pensum wird die Anzahl der Arbeitstage in der Schweiz basierend auf dem Beschäftigungsgrad berechnet.

2. Wenn der Mitarbeiter zusätzlich im Ausland arbeitet oder mehrere Arbeitsverhältnisse hat, werden die relevanten Arbeitstage für die Schweiz, wenn möglich, automatisch berechnet. Falls dies nicht möglich ist, müssen diese manuell erfasst werden.

3. Für Mitarbeiter mit unregelmässigem Pensum oder bei einem untermonatlichen Beschäftigungsstart/-ende muss der Wert direkt in der jeweiligen Lohnabrechnung eingegeben werden.

Durch diese Anpassungen wird sichergestellt, dass alle Quellensteuer-Arbeitstage korrekt erfasst werden, entweder durch eine automatische Berechnung oder durch manuelle Eingabe, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.

Où :

• Vue client > Salaires > Paramètres > Données de base
• Vue client > Collaborateurs/trices > Certificat de salaire

Quoi de neuf : Dans le cadre des récentes mises à jour pour la certification Swissdec du module de paie, de nouveaux champs ont été ajoutés pour le certificat de salaire.

Ces champs concernent, entre autres, les voitures de service, les règlements des frais et les participations des employé(e)s. La plupart peuvent être renseignés directement dans les paramètres de l’entreprise, ce qui permet d’appliquer des valeurs par défaut à l’ensemble des collaborateurs. Ces valeurs peuvent ensuite être adaptées individuellement pour chaque employé(e).

Important : Lors de la création du certificat de salaire, les données saisies seront automatiquement prises en compte – mais uniquement à partir de décembre 2025, pour les certificats de salaire 2025. Jusqu’à cette date, l’ancien format reste en vigueur pour les certificats générés.

Wo:

• Kundenansicht > Personal > Einstellungen > Stammdate
• Kundenansicht > Mitarbeitende > Lohnausweis

Was ist neu: Die letzten Anpassungen beinhalten unter anderem Felder für Firmenwagen, Spesenreglemente sowie Mitarbeiterbeteiligungen. Die meisten Felder können in den Unternehmenseinstellungen ausgefüllt werden, sodass die Standardwerte für alle Mitarbeitenden automatisch übernommen werden. Diese Werte können dann individuell für die einzelnen Mitarbeitenden angepasst werden.
Diese Felder sind auch in Hinsicht auf die Swissdec-Zertifizierung des Lohnmoduls für den Lohnausweis (LAW) relevant.

Wichtig: Bei der Erstellung des Lohnausweises werden die eingegebenen Daten automatisch berücksichtigt – allerdings erst ab Dezember 2025 für die Lohnausweise des Jahres 2025. Bis zu diesem Zeitpunkt gilt für erstellte Lohnausweise weiterhin das alte Format.

Où : Vue client > Salaires > Paiements de salaires

Quoi de neuf : Au cours du printemps 2025, le canton de Vaud a publié une mise à jour rétroactive (applicable dès le 01.01.2025) de ses barèmes d’impôt à la source.
Nous avons désormais intégré ces nouveaux taux dans notre système. Si vous avez des employé(e)s concerné(e)s par ce changement, l’ajustement devrait s’effectuer automatiquement lors du prochain cycle de paie.

N’hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire !

Lien vers les nouveaux barèmes : https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/formulaires-directives-et-baremes/baremes#:~:text=à la source-,Période fiscale 2025,-Impôt à la

Wo: Kundenansicht > Personal > Abrechnungsläufe

Was ist neu: Im Frühjahr 2025 hat der Kanton Waadt eine rückwirkende Aktualisierung seiner Quellensteuertarife veröffentlicht (gültig ab dem 01.01.2025).
Wir haben diese neuen Tarife nun in unser System integriert. Falls Sie Mitarbeitende haben, die von dieser Änderung betroffen sind, sollte die Anpassung automatisch im nächsten Lohnlauf erfolgen.

Zögern Sie nicht, uns bei Fragen zu kontaktieren!

Link zu den neuen Tarifen: https://www.vd.ch/etat-droit-finances/impots/formulaires-directives-et-baremes/baremes#:~:text=à la source-,Période fiscale 2025,-Impôt à la

Où :

• Vue client > Collaborateurs/trices > Salaire & assurances
• Vue client > Salaires > Paiements de salaires

Quoi de neuf : Pour le salaire mensuel, le taux d’emploi défini sous l’onglet “Détails personnels” de l’employé(e) est désormais utilisé automatiquement pour calculer les montants lors des cycles de paie.

Ce taux d’emploi s'affiche maintenant aussi dans l’onglet “Salaire & assurances” à titre informatif, avec le montant effectif du salaire mensuel calculé à sa droite, ainsi que dans la fiche de salaire de l’employé(e).

Wo:

• Kundenansicht > Mitarbeitende > Lohn & Versicherung
• Kundenansicht > Personal > Abrechnungsläufe

Was ist neu: Für den Monatslohn wird ab sofort automatisch das Pensum verwendet, das im Tab „Persönliche Daten“ des Mitarbeitenden definiert ist, um die Beträge in den Lohnläufen zu berechnen.

Dieses Pensum wird nun auch im Reiter „Lohn & Versicherung“ zu Informationszwecken angezeigt – zusammen mit dem effektiv berechneten Monatslohn rechts daneben sowie in der Lohnabrechnung des Mitarbeitenden.

Où :

• Vue client > Paramètres > Paramètres du client
• Vue client > Salaires > Paramètres
• Vue client > Collaborateurs/trices

Quoi de neuf : Afin de répondre aux exigences de conformité aux standards Swissdec, des champs supplémentaires ont été ajoutés dans divers endroits des paramètres :

Paramètres du client :

1. Ici on peut à présent ajouter le numéro DPI principal de l’entreprise et paramétrer les différents lieux de travail. Ces données sont obligatoires et doivent ensuite être sélectionnées au niveau de l’employé(e).

Paramètres de salaire de l’entreprise :

1. Nous affichons maintenant dans l’onglet “Données de base” à titre d’information les données relatives à l’obligation de cotiser à l’AVS/AC

2. Deux champs supplémentaires ont été ajoutés à la section “Informations statistiques” de l’onglet “Données de base”, informations nécessaires pour la transmission électronique des données à l’OFS en fin d’année

3. Dans l’onglet “Assurances”, lors du paramétrage des différentes institutions, l’utilisateur peut sélectionner l’institution souhaitée via une nouvelle liste défilante présentant toutes les institutions du registre officiel Swissdec. En sélectionnant l’institution souhaitée, les champs liés comme le nom et l’IDE sont automatiquement préremplis.

Paramètres de l’employé(e) :

1. Sélection du lieu de travail : Dans les détails personnels de l’employé(e), sous la section “Emploi”, le lieu de travail principal peut être sélectionné. Avec cela s’ajoutent les champs d’heures/leçons travaillées par semaine, qui peuvent soit être repris du paramètre par défaut du lieu de travail, ou être définis individuellement pour l’employé(e)

2. Informations statistiques : Plusieurs champs supplémentaires ont été ajoutés à la section “Informations statistiques” de l’onglet “Détails personnels” de l’employé(e), informations nécessaires pour la transmission électronique des données à l’OFS en fin d’année

3. Cas spéciaux AVS : De nouvelles cases à cocher sont affichées dans l’onglet “Salaire et assurances” de l’employé(e), permettant de gérer des cas particuliers concernant l’AVS. Le calcul de l’impôt est ensuite ajusté automatiquement dans le paiement de salaire.

Attention : Ces cas particuliers doivent être approuvés par la caisse de compensation au préalable.

Améliorations UX :

1. Tri alphabétique des employé(e)s dans les paiements de salaires. Par défaut, les employé(e)s sont triés par nom de famille, néanmoins toutes les colonnes peuvent être triées selon le besoin.

2. Plus besoin d’”activer le salaire” pour les nouveaux/elles employé(e)s : Auparavant, une fois l’employé(e) nouvellement créé(e), l’administrateur devait encore “activer le salaire”, ce qui constituait une étape supplémentaire redondante. Le processus a été revu et cette étape a été supprimée. Maintenant, une fois l’employé(e) entièrement paramétré(e), le salaire s’active automatiquement.

Wo:

• Kundenansicht > Einstellungen > Mandanten-Einstellungen
• Kundenansicht > Personal > Einstellungen
• Kundenansicht > Mitarbeitende

Was ist neu: Um die Einhaltung der Swissdec-Standards sicherzustellen, wurden an verschiedenen Stellen in den Einstellungen zusätzliche Felder hinzugefügt:

Mandanteneinstellungen:

1. Hier kann nun die SSL-Nummer der Firma erfasst sowie die verschiedenen Arbeitsorte konfiguriert werden. Diese Angaben sind obligatorisch und müssen anschliessend auf Mitarbeiterebene zugewiesen werden.

Lohneinstellungen der Firma:

1. Im Tab „Stammdaten“ werden nun die Beitrags­pflichten bei AHV/ALV zur Information angezeigt

2. Zwei zusätzliche Felder wurden in der Rubrik „Statistische Informationen“ im Tab „Stammdaten“ ergänzt. Diese Angaben sind für die elektronische Datenübermittlung an das BFS am Jahresende erforderlich

3. Im Tab „Versicherungen“, bei der Konfiguration der Institutionen, kann der Benutzer nun die gewünschte Institution über eine neue Dropdown-Liste auswählen, welche alle Einträge aus dem offiziellen Swissdec-Register enthält. Bei Auswahl werden verknüpfte Felder wie Name und UID automatisch vorausgefüllt.

Mitarbeitereinstellungen:

1. Auswahl des Arbeitsorts: In den Persönlichen Datem, in der Rubrik „Beschäftigung“, kann nun der Hauptarbeitsort des Mitarbeitenden ausgewählt werden. Zusätzlich erscheinen Felder zur Wochenarbeitszeit / Anzahl Lektionen, die entweder aus dem Standardwert des Arbeitsorts übernommen oder individuell pro Mitarbeitenden definiert werden können.

2. Statistik Angaben: Im Tab „Persönliche Daten“ des Mitarbeitenden wurden in der Rubrik „Statistik Angaben“ mehrere neue Felder ergänzt, die für die elektronische Datenübermittlung an das BFS am Jahresende benötigt werden.

3. Sonderfälle AHV: Neue Kontrollkästchen im Tab „Lohn & Versicherung“ ermöglichen die Verwaltung spezieller AHV-Fälle. Die Lohnabrechnung wird entsprechend automatisch angepasst.

Achtung: Diese Sonderfälle müssen im Voraus von der Ausgleichskasse genehmigt werden.

UX-Verbesserungen:

1. Alphabetische Sortierung der Mitarbeitenden in der Lohnabrechnung: Standardmässig werden nun Mitarbeitende alphabetisch nach Nachnamen sortiert, jedoch können alle Spalten bei Bedarf individuell sortiert werden.

2. Kein „Lohn aktivieren“ mehr notwendig für neue Mitarbeitende: Früher musste nach der Erstellung eines neuen Mitarbeitenden der Lohn manuell „aktiviert“ werden – ein zusätzlicher, oft vergessener Schritt. Dieser Prozess wurde nun überarbeitet und automatisiert: Sobald die Mitarbeitenden vollständig eingerichtet sind, wird der Lohn automatisch aktiviert.