Où :

• Vue client > Paramètres > Paramètres du client
• Vue client > Salaires > Paramètres
• Vue client > Collaborateurs/trices

Quoi de neuf : Afin de répondre aux exigences de conformité aux standards Swissdec, des champs supplémentaires ont été ajoutés dans divers endroits des paramètres :

Paramètres du client :

1. Ici on peut à présent ajouter le numéro DPI principal de l’entreprise et paramétrer les différents lieux de travail. Ces données sont obligatoires et doivent ensuite être sélectionnées au niveau de l’employé(e).

Paramètres de salaire de l’entreprise :

1. Nous affichons maintenant dans l’onglet “Données de base” à titre d’information les données relatives à l’obligation de cotiser à l’AVS/AC

2. Deux champs supplémentaires ont été ajoutés à la section “Informations statistiques” de l’onglet “Données de base”, informations nécessaires pour la transmission électronique des données à l’OFS en fin d’année

3. Dans l’onglet “Assurances”, lors du paramétrage des différentes institutions, l’utilisateur peut sélectionner l’institution souhaitée via une nouvelle liste défilante présentant toutes les institutions du registre officiel Swissdec. En sélectionnant l’institution souhaitée, les champs liés comme le nom et l’IDE sont automatiquement préremplis.

Paramètres de l’employé(e) :

1. Sélection du lieu de travail : Dans les détails personnels de l’employé(e), sous la section “Emploi”, le lieu de travail principal peut être sélectionné. Avec cela s’ajoutent les champs d’heures/leçons travaillées par semaine, qui peuvent soit être repris du paramètre par défaut du lieu de travail, ou être définis individuellement pour l’employé(e)

2. Informations statistiques : Plusieurs champs supplémentaires ont été ajoutés à la section “Informations statistiques” de l’onglet “Détails personnels” de l’employé(e), informations nécessaires pour la transmission électronique des données à l’OFS en fin d’année

3. Cas spéciaux AVS : De nouvelles cases à cocher sont affichées dans l’onglet “Salaire et assurances” de l’employé(e), permettant de gérer des cas particuliers concernant l’AVS. Le calcul de l’impôt est ensuite ajusté automatiquement dans le paiement de salaire.

Attention : Ces cas particuliers doivent être approuvés par la caisse de compensation au préalable.

Améliorations UX :

1. Tri alphabétique des employé(e)s dans les paiements de salaires. Par défaut, les employé(e)s sont triés par nom de famille, néanmoins toutes les colonnes peuvent être triées selon le besoin.

2. Plus besoin d’”activer le salaire” pour les nouveaux/elles employé(e)s : Auparavant, une fois l’employé(e) nouvellement créé(e), l’administrateur devait encore “activer le salaire”, ce qui constituait une étape supplémentaire redondante. Le processus a été revu et cette étape a été supprimée. Maintenant, une fois l’employé(e) entièrement paramétré(e), le salaire s’active automatiquement.

Wo:

• Kundenansicht > Einstellungen > Mandanten-Einstellungen
• Kundenansicht > Personal > Einstellungen
• Kundenansicht > Mitarbeitende

Was ist neu: Um die Einhaltung der Swissdec-Standards sicherzustellen, wurden an verschiedenen Stellen in den Einstellungen zusätzliche Felder hinzugefügt:

Mandanteneinstellungen:

1. Hier kann nun die SSL-Nummer der Firma erfasst sowie die verschiedenen Arbeitsorte konfiguriert werden. Diese Angaben sind obligatorisch und müssen anschliessend auf Mitarbeiterebene zugewiesen werden.

Lohneinstellungen der Firma:

1. Im Tab „Stammdaten“ werden nun die Beitrags­pflichten bei AHV/ALV zur Information angezeigt

2. Zwei zusätzliche Felder wurden in der Rubrik „Statistische Informationen“ im Tab „Stammdaten“ ergänzt. Diese Angaben sind für die elektronische Datenübermittlung an das BFS am Jahresende erforderlich

3. Im Tab „Versicherungen“, bei der Konfiguration der Institutionen, kann der Benutzer nun die gewünschte Institution über eine neue Dropdown-Liste auswählen, welche alle Einträge aus dem offiziellen Swissdec-Register enthält. Bei Auswahl werden verknüpfte Felder wie Name und UID automatisch vorausgefüllt.

Mitarbeitereinstellungen:

1. Auswahl des Arbeitsorts: In den Persönlichen Datem, in der Rubrik „Beschäftigung“, kann nun der Hauptarbeitsort des Mitarbeitenden ausgewählt werden. Zusätzlich erscheinen Felder zur Wochenarbeitszeit / Anzahl Lektionen, die entweder aus dem Standardwert des Arbeitsorts übernommen oder individuell pro Mitarbeitenden definiert werden können.

2. Statistik Angaben: Im Tab „Persönliche Daten“ des Mitarbeitenden wurden in der Rubrik „Statistik Angaben“ mehrere neue Felder ergänzt, die für die elektronische Datenübermittlung an das BFS am Jahresende benötigt werden.

3. Sonderfälle AHV: Neue Kontrollkästchen im Tab „Lohn & Versicherung“ ermöglichen die Verwaltung spezieller AHV-Fälle. Die Lohnabrechnung wird entsprechend automatisch angepasst.

Achtung: Diese Sonderfälle müssen im Voraus von der Ausgleichskasse genehmigt werden.

UX-Verbesserungen:

1. Alphabetische Sortierung der Mitarbeitenden in der Lohnabrechnung: Standardmässig werden nun Mitarbeitende alphabetisch nach Nachnamen sortiert, jedoch können alle Spalten bei Bedarf individuell sortiert werden.

2. Kein „Lohn aktivieren“ mehr notwendig für neue Mitarbeitende: Früher musste nach der Erstellung eines neuen Mitarbeitenden der Lohn manuell „aktiviert“ werden – ein zusätzlicher, oft vergessener Schritt. Dieser Prozess wurde nun überarbeitet und automatisiert: Sobald die Mitarbeitenden vollständig eingerichtet sind, wird der Lohn automatisch aktiviert.

Où :

• Vue client > Salaires > Paramètres
• Vue client > Collaborateurs/trices

Quoi de neuf :

1. Ajout de codes IS prédéfinis ainsi que possibilité d’insérer manuellement un code IS spécialement approuvé par le canton. Une fois le code inséré au niveau de l’employé(e), le système calcule automatiquement le taux d’imposition dans le paiement de salaire.

Le module de correction d’impôt source permet à présent également d’effectuer des corrections à postériori prenant en compte ces codes prédéfinis ou spécialement approuvés. Etant donné que ces codes sont souvent structurés différemment que les codes standards, le module de correction a été adapté afin de les prendre en compte (il suffit d’insérer deux ou trois lettres d’IS au lieu d’une seule, comme dans l’exemple ci-dessous) :

2. Champs supplémentaires nécessités pour les travailleurs frontaliers d’Italie : Si un(e) employé(e) soumis(e) à l’impôt à la source est résident(e) en Italie, des champs supplémentaires s’affichent et doivent être remplis. Ces informations sont nécessaires pour la transmission électronique des données.

3. Canton d’impôt à la source : Pour les personnes soumises à l’impôt à la source, le canton du lieu de travail ne doit désormais plus être rempli manuellement dans l’onglet “impôt à la source”, celui-ci est maintenant récupéré automatiquement par le système via le nouveau champs “Lieu de travail” qui se situe dans la section “Emploi” des détails personnels de l’employé(e), dans le cas où celui/celle-ci habiterait à l’étranger. Dans le cas où l’employé(e) habiterait en Suisse, le système se baserait sur le canton de résidence, tout ce processus se faisant automatiquement sans intervention manuelle.

4. Numéros DPI par canton d’IS : Pour l’envoi électronique (ELM) des données salariales, un numéro DPI doit être inscrit pour chaque canton auprès duquel les employé(e)s de l’entreprise sont soumis(es) à l’impôt à la source. Ainsi, dans les paramètres salariaux de l’entreprise (onglet “Données de base”), il est à présent possible d’insérer un numéro DPI par canton, selon le besoin.

Wo:

• Kundenansicht > Personal > Einstellungen
• Kundenansicht > Mitarbeitende

Was ist neu:

1. Hinzufügen vordefinierter Quellensteuer-Codes sowie die Möglichkeit, manuell einen vom Kanton speziell genehmigten QST-Code einzufügen. Sobald der Code auf Mitarbeiterebene erfasst ist, berechnet das System automatisch den korrekten Steuersatz bei der Lohnabrechnung.

Der Korrekturmodul für die Quellensteuer erlaubt neu auch nachträgliche Korrekturen unter Berücksichtigung dieser vordefinierten oder speziell genehmigten Codes. Da diese Codes oft anders strukturiert sind als Standardcodes, wurde das Korrekturmodul entsprechend angepasst (es reicht, zwei oder drei Buchstaben des QST-Codes einzugeben statt nur einen – wie im untenstehenden Beispiel):

2. Zusätzliche Felder für Grenzgänger Italien: Wenn ein(e) Mitarbeitende(r), der/die der Quellensteuer unterliegt, in Italien wohnhaft ist, erscheinen zusätzliche Felder, die ausgefüllt werden müssen. Diese Informationen sind für die elektronische Datenübermittlung erforderlich.

3. Quellensteuer-Kanton: Für quellensteuerpflichtige Personen muss der Kanton des Arbeitsorts im Tab „Quellensteuer“ nicht mehr manuell eingegeben werden. Dieser wird nun automatisch über das neue Feld „Arbeitsort“ in der Rubrik „Beschäftigung“ der persönlichen Mitarbeiterdaten ermittelt – sofern die Person im Ausland wohnhaft ist. Wohnt die Person hingegen in der Schweiz, verwendet das System automatisch den Wohnsitzkanton. Dieser gesamte Prozess erfolgt automatisch, ohne manuelles Eingreifen.

4. SSL-Nummern pro Quellensteuer-Kanton : Für die elektronische Übermittlung der Lohndaten (ELM) muss für jeden Kanton, in dem Mitarbeitende der Quellensteuer unterliegen, eine SSL-Nummer erfasst werden. In den Lohneinstellungen des Unternehmens (Tab „Stammdaten“) kann nun bei Bedarf pro Kanton eine entsprechende SSL-Nummer hinterlegt werden.

Où : Vue client > Salaires > Paramètres > Types de salaires

Quoi de neuf : Avec cette version, les types de salaires ont été entièrement repensés afin de simplifier leur gestion, d’assurer une meilleure cohérence des données et de préparer l’intégration à Swissdec/ELM.

Désormais, les règles de modification et de suppression sont plus strictes afin de garantir l’intégrité historique des données :

• Les types de salaires système ne peuvent plus être supprimés, uniquement désactivés.
• Les types de salaires déjà utilisés (attribués à au moins un employé dans un paiement de salaire) ne peuvent plus être modifiés ni supprimés. En cas de besoin, ils doivent être désactivés, puis dupliqués (grâce à une nouvelle fonction) pour créer une nouvelle version avec les ajustements nécessaires.
• Lorsqu’un type de salaire utilisé est désactivé, une date de fin identique est automatiquement appliquée à tous les employés concernés.

En parallèle, plusieurs améliorations ont été apportées à l’interface et aux fonctionnalités liées :

• Le registre des types de salaires Swissdec est disponible automatiquement pour les nouveaux mandats, et sur demande pour les mandats existants.
• Les champs et cases à cocher nécessaires au paramétrage des types de salaires ont été repensés pour plus de clarté, en vue de la future intégration Swissdec/ELM.
• Un nouvel export PDF a été ajouté, permettant de générer un aperçu clair des types de salaires.

Cette remise à niveau vise à rendre la gestion des types de salaires plus intuitive, plus sécurisée et parfaitement alignée avec les normes à venir.

Tutoriel :

Types de salaires mis à jour

Wo: Kundenansicht > Personal > Einstellungen > Lohnarten

Was ist neu: Mit dieser Version wurden die Lohnarten komplett überarbeitet, um deren Verwaltung zu vereinfachen, die Datenkonsistenz zu verbessern und die Integration in Swissdec/ELM vorzubereiten.

Die Regeln für Änderungen und Löschungen der Lohnarten sind nun strenger, um die historische Integrität der Daten zu gewährleisten:

• Die System-Lohnarten können nicht mehr gelöscht, sondern nur deaktiviert werden.
• Bereits verwendete Lohnarten (die mindestens einem Mitarbeitenden in einer Lohnabrechnung zugewiesen wurden) dürfen weder geändert noch gelöscht werden. Falls Anpassungen nötig sind, muss die Lohnart deaktiviert und anschliessend (über die neue Funktion) dupliziert werden, um eine neue Version mit den erforderlichen Änderungen zu erstellen.
• Wenn eine verwendete Lohnart deaktiviert wird, wird automatisch bei allen betroffenen Mitarbeitenden auf dieser Lohnart ein gleiches Enddatum gesetzt.

Parallel dazu wurden mehrere Verbesserungen an der Benutzeroberfläche und den Funktionen vorgenommen:

• Der Swissdec-Lohnartenstamm ist automatisch für neue Mandate verfügbar und auf Anfrage für bestehende Mandate.
• Felder und Kontrollkästchen zur Lohnarten-Konfiguration wurden für mehr Übersichtlichkeit überarbeitet – als Vorbereitung auf die zukünftige Swissdec/ELM-Integration.
• Ein neuer PDF-Export wurde hinzugefügt, der eine klare Übersicht der Lohnarten erzeugt.

Dieses Update soll die Verwaltung der Lohnarten intuitiver, sicherer und vollumfänglich auf die kommenden Standards abgestimmt machen.

Tutorial:

Lohnarten Überarbeitung

Où :

• Vue client > Salaires > Paramètres
• Vue client > Collaborateurs/trices

Quoi de neuf :L’historisation des données de paie, nouvellement introduite, permet désormais de gérer les informations et paramètres sous forme de versions temporelles. À chaque mutation, les anciennes valeurs sont automatiquement conservées, tandis que les nouvelles sont enregistrées dans une nouvelle version à la date définie par l’utilisateur.

Ce mécanisme assure une traçabilité complète de l’évolution des données salariales, renforçant ainsi la cohérence des informations et la conformité aux exigences réglementaires (Swissdec).

Points clés :

• Fonctionnalité active à partir de janvier 2025, les années fiscales précédentes conservent l’ancien fonctionnement (une seule version)
• Grâce à l’historisation, on peut pré-enregistrer des mutations futures (ex. une augmentation de salaire) pour une gestion facilitée des paiements de salaire
• Une fois une mutation enregistrée dans un mois donné, une vue comparative s’affiche afin de présenter le changement, celle-ci sera visible de façon permanente pour garantir la traçabilité des changements
• Ces mutations seront par la suite reprises automatiquement lors de l’envoi électronique (ELM) des données salariales, en particulier pour les rapports “EMA” exigés par Swissdec (fonctionnalité en cours de construction)

Règles et fonctionnement :

• Pour un changement (ex. d’état civil) au cours d’un mois donné, la mutation doit être enregistrée dans le mois suivant
• Une fois qu’il y a eu un paiement de salaires dans un mois donné, aucune mutation n’est plus possible durant le mois en question
• Une fois des paiements de salaires effectués en 2025 ou après, les paramètres salariaux des années fiscales précédentes ne pourront plus êtres modifiés

Tutoriels :

Historisation - paramètres entreprise
​Historisation - paramètres employé(e)s

Wo:

• Kundenansicht > Personal > Einstellungen
• Kundenansicht > Mitarbeitende

Was ist neu: Die neu eingeführte Historisierung der Lohndaten ermöglicht es nun, Informationen und Einstellungen in Form zeitlicher Versionen zu verwalten. Bei jeder Mutation werden die bisherigen Werte automatisch beibehalten, während die neuen Werte in einer neuen Version mit dem vom Benutzer festgelegten Datum gespeichert werden.

Dieser Mechanismus gewährleistet eine vollständige Nachverfolgbarkeit der Entwicklung der Lohndaten und stärkt gleichzeitig die Informationskonsistenz sowie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen (Swissdec).

Wichtige Punkte:

• Die Funktion ist ab Januar 2025 aktiv; für frühere Geschäftsjahre bleibt das bisherige Verhalten bestehen (nur eine Version)
• Durch die Historisierung können zukünftige Änderungen (z. B. eine Lohnerhöhung) im Voraus erfasst werden, was die Verwaltung der Lohnzahlungen erleichtert
• Sobald eine Änderung in einem bestimmten Monat erfasst wurde, wird eine Vergleichsansicht angezeigt, um die Änderung sichtbar zu machen; diese bleibt dauerhaft verfügbar, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen
• Diese Änderungen werden anschliessend automatisch beim elektronischen Versand (ELM) der Lohndaten übernommen, insbesondere für die von Swissdec geforderten "EMA"-Meldungen (Funktion derzeit noch in Entwicklung)

Regeln und Funktionsweise:

• Bei einer Änderung (z. B. des Zivilstands eines Mitarbeitenden) innerhalb eines bestimmten Monats muss die Mutation im Folgemonat erfasst werden
• Sobald in einem Monat eine Lohnabrechnung abgeschlossen wird, sind keine Änderungen mehr für diesen Monat möglich
• Sobald eine Lohnzahlung im Jahr 2025 oder später erfolgt ist, können die Lohneinstellungen für vorherige Geschäftsjahre nicht mehr angepasst werden

Tutorials:

Historisierung - Firmeneinstellungen
​Historisierung - Mitarbeitenden-Einstellungen

Où : Vue client > Module Documents

Quoi de neuf : Dans le module Documents, le montant des factures est maintenant affiché. La nouvelle colonne est visible par défaut et peut être utilisée pour trier les pièces par montant (le plus haut/bas). Un filtre a également été ajouté et il est possible de rechercher par montant positif ou négatif, dans la devise originale de la facture.

Wo: Kundenansicht > Modul Dokumente

Was ist neu: Im Modul Dokumente wird nun der Betrag der Rechnungen angezeigt. Die neue Spalte ist standardmässig sichtbar und kann verwendet werden, um die Belege nach Betrag (höchster/niedrigster) zu sortieren. Ein Filter wurde ebenfalls hinzugefügt, der es ermöglicht, nach positiven oder negativen Beträgen in der Originalwährung der Rechnung zu suchen.