Kreativ.Management News

Dein Büroassistent hat sich ein neues Update gegönnt. Alle Neuerungen findest du hier in diesem Beitrag.

🧪 Abwesenheit (nur für Betatester)

Neue Funktion: Abwesenheiten 🎉

Link zum Hilfeartikel inkl. Video

• Lege fest, von wann bis wann du nicht verfügbar bist (z. B. Urlaub, Fortbildung oder private Termine).
• Die Terminverfügbarkeitsprüfung, Workflows und weitere Funktionen berücksichtigen diese Zeiten automatisch.
• Für das System wirst du in diesem Zeitraum so behandelt, als wärst du bereits gebucht – so verhinderst du versehentliche Doppelbuchungen.

📄 Widerrufsfunktion (nur für Betatester)

Neue Funktion: Online-Widerruf für Verträge 🎉
Link zum Hilfeartikel inkl. Video

Auf Basis der neuen EU-Regelungen haben wir eine komfortable Widerrufsfunktion umgesetzt.

• Jeder Vertrag erhält jetzt eine eigene Vertragsnummer.
• Hat dein Kunde nicht auf sein Widerrufsrecht verzichtet, kann er den Vertrag innerhalb von 14 Tagen nach der Vertragsunterzeichnung beider Seiten online widerrufen.
• Der Widerruf erfolgt mit wenigen Klicks und kann inklusive Begründung abgegeben werden.
• Du erhältst anschließend eine Benachrichtigung, dass der Vertrag widerrufen wurde und aus welchem Grund.
• Damit ist die EU-Verordnung eingehalten und du brauchst dir keine Gedanken dazu machen.

📂 Auftrag

Verbesserungen bei der Terminverfügbarkeitsprüfung 🎯

• Anfragen mit 0:00 bis 0:00 Uhr blockieren nicht mehr fälschlicherweise den gesamten Tag. Solche Zeiträume können nun auch nicht mehr neu erstellt werden.
• Mehrtägige Aufträge, die bis in die frühen Morgenstunden gehen (z. B. Hochzeit bis 03:00 Uhr), blockieren den Folgetag nicht mehr vollständig. Standardmäßig wird nur noch bis 06:00 Uhr blockiert.
• Ein Fehler wurde behoben, bei dem Vortagsanfragen in bestimmten Konstellationen fälschlicherweise als nicht verfügbar angezeigt wurden, obwohl der Termin frei war.
• Wird ein Auftrag direkt aus einer E-Mail erstellt, kam es teilweise zu Zeitsprüngen im Datumsfeld. Dieser Fehler wurde behoben.
• Für Auftragstypen kannst du jetzt eine Standard-Startzeit, Standard-Endzeit und Standard-Dauer hinterlegen.
  Diese Werte werden automatisch verwendet, wenn eine Anfrage keine Uhrzeit enthält. So werden Termine direkt sinnvoll vorausgefüllt und du sparst dir manuelle Anpassungen.

📝 Formulare

• Der im letzten Update eingeführte Formular-Export wurde weiter verbessert.

🔄 Workflow

• Bei Workflow-Vorlagen wurde teilweise fälschlicherweise angezeigt, dass ungespeicherte Änderungen vorhanden sind. Diese Meldung erscheint nun nur noch, wenn wirklich Änderungen vorliegen.

📊 Dashboard

• Die Darstellung der nächsten Termine wurde korrigiert. In manchen Fällen wurden vergangene Termine fälschlicherweise weiterhin als heute angezeigt.

📧 Mailbox

• In einem Fall kam es zu Verbindungsabbrüchen bei der Mailbox, wodurch Postfächer sofort gesperrt wurde. Die Stabilität wurde verbessert, sodass es deutlich seltener zu Sperren kommt.

🔧 Sonstiges:

• Zahlreiche weitere kleine Verbesserungen in der gesamten Software.

Wenn du Fragen zu diesem Update hast oder etwas nicht wie gewohnt funktioniert, melde dich gerne bei uns. Nutze dafür einfach die Chatfunktion.

PS: wenn du die Seite Kreativ.Management auf Google noch nicht bewertet hast, dann hinterlasse uns doch gerne eine 5 🌟🌟🌟🌟🌟 Sterne Bewertung.

Danke dir.

Dein Team von Kreativ.Management

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✨ Allgemein

• Lange Dropdown-Listen im Texteditor musst du nicht mehr mühsam durchsuchen.
  Dank des neuen Suchfelds findest du Platzhalter, Formulare und Vorlagen jetzt deutlich schneller. So findest du den richtigen Platzhalter in Sekunden ✨

📝 Formulare

• Verträge und Fragebögen werden jetzt mit einer neuen PDF-/Druck-Engine erstellt – ähnlich wie bei Rechnungen.
  Dadurch sehen die PDFs deutlich sauberer und professioneller aus. Des Weiteren ist das die Vorbereitung, dass die PDFs auch automatisch an Kunden versendet werden können (folgt noch).
• Beim Kontaktformular wird deinen Kund:innen nun eine klare Fehlermeldung angezeigt, wenn in einem Feld zu viele Zeichen eingegeben wurden.
  👉 Manche Felder besitzen eine maximale Zeichenanzahl.

👤 Kontakt

• Im Kundenpostfach konnten E-Mails teilweise nicht verschoben werden. Dieser Fehler wurde behoben.

🔧 Sonstiges:

• Export aller Daten jetzt verfügbar 🎉
  Mit nur einem Klick kannst du jetzt sämtliche Daten exportieren, darunter:
  Kontakte, Termine, Rechnungen, Verträge und vieles mehr.
  👉 Verfügbar unter:
  ​Datenexport in den Einstellungen
• Zahlreiche weitere kleine Verbesserungen in der gesamten Software.

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👤 Kontaktseite

• Die Kontaktdetail-Seite lädt jetzt deutlich schneller 🚀
• Die Produkte (Beta) im Auftrag wurden optisch überarbeitet.
  Zusätzlich wurde die Berechnung der offenen Summe verbessert, sodass diese bei neu erstellten Aufträgen jetzt korrekt und übersichtlicher funktioniert.
  👉 Bestehende ältere Aufträge werden im nächsten Update ebenfalls angepasst.
• Die Notizen im Auftrag besitzen jetzt intern eine History. Falls versehentlich Notizen gelöscht werden, kann unser Support diese wiederherstellen.

📧 Postfach

• Das Popup „Kontakt/Auftrag erstellen“ wurde verbessert.
  Du kannst jetzt noch schneller und einfacher direkt aus einer erhaltenen E-Mail einen neuen Kontakt und Auftrag anlegen.

💶 Rechnungen

• Wurde ein Kontakt neu erstellt und direkt danach eine Rechnung angelegt, wurde diese teilweise nicht korrekt dem Kontakt zugewiesen.
  Dieser Fehler wurde behoben.
• Zusätzlich gab es Verbesserungen bei der nachträglichen Zuweisung von Rechnungen zu einem Kontakt.
• Das Versendet-/Heruntergeladen-Datum einer Rechnung wird jetzt erst gesetzt, wenn die Rechnung tatsächlich:
  per E-Mail versendet wird
  heruntergeladen wird
  oder an eine Buchhaltungsschnittstelle übertragen wird
  Dadurch ist der Ablauf jetzt noch besser GoBD-konform. Sobald dieses Datum gesetzt wurde, erzeugt jede Änderung automatisch eine neue Version der Rechnung.

🔧 Sonstiges:

• Zahlreiche weitere kleine Verbesserungen in der gesamten Software.

Vielen Dank an alle User, die uns ständig ihre Wünsche mitteilen. Nur so können wir deine perfekte Software entwickeln.

Gib uns gerne deine Wünsche unter https://feedback.kreativ.management bekannt. Danke.

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💶 Rechnungen

• Rechnungsexport jetzt für alle verfügbar 🎉
  Du kannst ab sofort alle Rechnungen gesammelt als ZIP-Datei exportieren.
  Wähle einfach aus, was exportiert werden soll – wenige Minuten später bekommst du eine E-Mail mit der ZIP-Datei. Ideal für Archivierung, Steuerberatung oder Backups.

🔗 Integration

• Die Google-Integration wurde verbessert – es sollte nun zu deutlich weniger Verbindungsproblemen kommen.

📧 Postfach

• Problem behoben: Wenn ein gelöschter Kontakt die gleiche E-Mail-Adresse hatte wie ein aktiver Kontakt, wurden neue Mails teilweise dem falschen (gelöschten) Kontakt zugeordnet.
• Wird ein Postfach gelöscht, während noch geplante Mails vorhanden sind, werden diese nun zwischengespeichert.
  👉 Beim Einrichten eines neuen Postfachs kannst du entscheiden, ob diese Mails übernommen werden.
• Weitere kleine Verbesserungen und Stabilitätsoptimierungen im Postfach.

🔄 Workflow

• Weitere kleinere Fehlerbehebungen für seltene Fälle im laufenden Betrieb.
• Wenn ein Workflow-Schritt wegen eines zu großen Anhangs nicht gespeichert werden kann, erhältst du jetzt eine klare Fehlermeldung.

​🔔 Benachrichtigungen

• Links in unseren Benachrichtigungs-E-Mails führten teilweise ins Leere – das wurde behoben.

📝 Formulare

• Fehler behoben: Beim Enddatum im Kontaktformular kam es teilweise zu Problemen mit Datum und Uhrzeit.
• Die Kontaktformulare wurden technisch überarbeitet und laufen jetzt deutlich stabiler.
• Verbesserungen am Formular-Widget (z. B. bei Einbindung auf Websites)

🔧 Sonstiges:

• Zahlreiche weitere kleine Verbesserungen in der gesamten Software.

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🧪 Nur für Betatester

• Exportfunktion für Rechnungen 🎉
  Ab sofort kannst du alle Rechnungen gesammelt als ZIP-Datei exportieren.
  Wähle einfach aus, welche Rechnungen exportiert werden sollen. Wenige Minuten später erhältst du eine E-Mail mit der ZIP-Datei zum Download.
  Ideal für Archivierung, Steuerberatung oder Backups.

📝 Formulare

• Wenn du ein bestehendes Feld in einem Formular bearbeitest, wird nun oben der Feldtyp angezeigt.
  Dadurch erkennst du sofort, ob es sich z. B. um ein Textfeld, Auswahlfeld oder ein anderes Element handelt – für noch mehr Übersicht beim Bearbeiten.

💶 Rechnungen

• Rechnungspositionen können jetzt ganz einfach per Drag & Drop in der Reihenfolge verschoben werden.
• Im Basic Design Template gab es in seltenen Fällen einen Fehler, durch den die Vorschau nicht geöffnet werden konnte. Dieser wurde behoben.

​📧 Postfach

• Bei einem Nutzer kam es in Ausnahmefällen zu wiederkehrenden Verbindungsabbrüchen beim Postfach.
  Die Ursache wurde identifiziert und die Stabilität der Verbindung entsprechend verbessert.​

🔧 Sonstiges:

• Die News-Sektion auf der Loginseite wurde entfernt. Aktuelle Neuigkeiten findest du ab sofort zentral unter:
  👉 https://news.kreativ.management
• Zahlreiche weitere kleine Verbesserungen in der gesamten Software.

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​​📝 Formulare

• Wird ein Vertrag unterschrieben, wird jetzt auch das Datum der Unterschrift angezeigt. Damit ist sofort ersichtlich, wann der Vertrag unterschrieben wurde.
• Zusätzlich muss nun bei einem Vertrag der Klarname der unterschreibenden Person angegeben werden.
• Wird ein Vertrag oder Fragebogen gesperrt, kann er nicht mehr bearbeitet werden.
  👉 Für den Kunden wird das nun durch einen roten Hinweisbalken deutlich sichtbar gemacht.

• Du kannst einen Vertrag oder Fragebogen nun zurückziehen:
  👉 Der Kunde kann ihn dann nicht mehr öffnen oder einsehen
  👉 Für dich bleibt er zur Dokumentation im Auftrag erhalten
  👉 Nur möglich, solange noch keine Unterschrift erfolgt ist
• Verträge und Fragebögen sind jetzt auch löschbar, solange sie nicht unterschrieben wurden.

💶 Rechnungen

• In seltenen Fällen wurde die falsche Version heruntergeladen – behoben.
• Neuer Ablauf bei der Erstellung:
  👉 Erst Vorschau öffnen, dann direkt aus dem PDF heraus die Rechnung ausstellen
• Du kannst jetzt pro Rechnung wählen, ob sie auf Deutsch oder Englisch erstellt wird.
• In den Einstellungen kannst du zusätzlich eine Standardsprache festlegen.
• In der Rechnungsvorschau siehst du jetzt direkt Hinweise, falls etwas für eine gültige E-Rechnung noch fehlt.
• Angebote können jetzt gelöscht werden, solange sie nicht angenommen wurden
  👉 Danach gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht

📂 Auftrag

• Verbesserte Navigation 🎉
  👉 Klickst du in der Auftragsübersicht auf einen Auftrag und gehst anschließend zurück, landest du wieder im richtigen Tab und an der gleichen Stelle
  👉 Kein Scrollen mehr – einfach weiterarbeiten
• Vergangene Termine werden jetzt automatisch gruppiert und eingeklappt
  👉 Mit einem Klick kannst du sie wieder anzeigen
• Fehler behoben: Vergangene Termine wurden immer als „vor kurzem beendet“ angezeigt
• Bei der Terminverfügbarkeitsprüfung wird jetzt korrekt angezeigt, wenn ein Datum bereits in der Vergangenheit liegt

🔧 Sonstiges:

• Über die API kann beim Tracking jetzt auch „true“ übermittelt werden
  👉 Mehr Infos im Hilfeartikel
• Ein Bug im Workflow wurde behoben
  👉 Fehlerhafte Einstellungen werden jetzt sofort angezeigt und nicht erst bei der Ausführung
• Rechtschreibfehler im Workflow wurden korrigiert
• Zahlreiche weitere kleine Verbesserungen in der gesamten Software.

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​🧪 Nur für Betatester

• In der Auftragsübersicht kannst du wie gewohnt auf einen Auftrag klicken und landest im Kontakt.
  Neu: Wenn du anschließend den Zurück-Button deines Browsers nutzt, kommst du wieder genau dorthin zurück, wo du vorher warst –
  im richtigen Tab und an der gleichen Scroll-Position.
  👉 Kein endloses Scrollen mehr, sondern direkt weiterarbeiten.
  (Aktuell nur für Betatester verfügbar.)

👤 Kontakte

• Archivierte Kontakte werden nun in Dropdown-Auswahlen nicht mehr angezeigt.
  Wenn du ein Dokument/Rechnung/E-Mail einem archivierten Kontakt zuweisen möchtest, musst du ihn zuerst dearchivieren.
• In der Kontaktansicht wurde beim Firmennamen ein fehlendes Leerzeichen zwischen Firmenname und Vorname ergänzt.

📧 E-Mail

• Ein Kunde mit IONOS als E-Mail-Provider konnte keine Mails versenden.
  Die Ursache wurde gefunden und behoben.

📊 Dashboard

• Optimierungen bei der Darstellung der nächsten Termine.

💶 Rechnungen

• In einem speziellen Fall kam es zu einem Rundungsfehler bei der E-Rechnung – wurde behoben.
• Die Schriftart Montserrat wird in Rechnungen nun sauberer dargestellt.

🔄 Workflow

• Ein gemeldeter Spezialfall bei einem Workflow wurde analysiert und behoben. Danke fürs Melden 💛

🔧 Sonstiges:

• Problem bei der Terminverfügbarkeit in einem sehr speziellen Fall wurde verbessert.
• Ein einzelnes Problem in der Kalenderansicht wurde behoben.
• In den E-Mail-Vorlagen konnte ein Bild kurzfristig nicht mit einem Link versehen werden – das funktioniert jetzt wieder wie gewohnt.
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✏️ Editor:

• In manchen Fällen wurde das Overlay zur Bildbearbeitung nicht angezeigt.
  Dieses Problem wurde behoben.

📆 Kalender:

• Neue Funktion 🎉
  Im Menüpunkt Kalender wird jetzt links oben die aktuelle Kalenderwoche angezeigt.

💶 Rechnungen:

• Stornierte Rechnungen werden nun korrekt mit Beträgen *-1 erstellt (negative Beträge).
• Die Übertragung stornierter Rechnungen zu sevDesk und fastBill wurde deutlich verbessert:
  - Die Originalrechnung und die Stornorechnung werden übertragen
  - In sevDesk werden beide Rechnungen direkt verknüpft und ausgeglichen
  - Bei lexoffice / lexware ist diese automatische Verknüpfung aktuell leider nicht möglich, da es die API nicht zulässt.
  Wir stehen hierzu bereits im Austausch mit lexware.
  ​
• Die Seitenumbrüche in Rechnungen sind jetzt sauber und zuverlässig.
  Zusätzlich wurde das Layout insgesamt verbessert.
• In den Einstellungen kannst du jetzt festlegen, dass E-Rechnungen standardmäßig vorausgewählt sind.
  Du musst E-Rechnung damit nicht mehr jedes Mal manuell aktivieren.
• Weitere kleinere Rechnungsfehler wurden behoben.

📧 Postfach:

• Teilweise wurden ungelesene E-Mails nicht korrekt als gelesen markiert.
  Dieser Fehler wurde behoben.

🔧 Sonstiges:

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📧 Postfach

• Wird im Kundenpostfach eine E-Mail geplant, ist sie jetzt sofort sichtbar – ein Seiten-Refresh ist nicht mehr nötig.
• Kleine Fehler bei der E-Mail-Markierung wurden behoben.

💶 Rechnungen

• In seltenen Fällen konnten Rechnungen nicht an lexOffice / lexware übertragen werden.
  Dieser Fehler ist behoben.
  👉 Bereits betroffene Rechnungen bitte manuell erneut übertragen, indem du in der Rechnung auf „Zu lexOffice übertragen“ klickst.

📊 Dashboard

• Bei den neuesten Anfragen wurden teilweise nur 10 Einträge angezeigt, obwohl mehr vorhanden waren – das ist jetzt behoben.
• Unter „Neueste Anfragen“ werden nun auch manuell erstellte Anfragen angezeigt.

⚙️ Einstellungen

• Auftrags-Tags mussten bisher mindestens 3 Zeichen lang sein.
  Das Mindestlimit wurde auf 2 Zeichen reduziert (z. B. ideal für „DJ“).
• Bei den Workflows gab es kleinere UI-Verbesserungen.
• Google Drive:
  Wird die Verbindung getrennt und neu hergestellt, kannst du jetzt wieder die bestehenden Google-Drive-Ordner mit Kreativ.Management synchronisieren.
  👉 Einfach in der Integration auf „Ordner aus Google Drive synchronisieren“ klicken – dadurch werden frühere Kundendaten wieder korrekt hergestellt.

👤 Kunden

• Beim Export aller Kundendaten sind jetzt auch die Auftrags-Tags enthalten.

📝 Formulare

• Bei externen Formularen wurde die Startuhrzeit teilweise falsch erkannt.
  Dieser Fehler wurde behoben.

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📧 Postfach

• Enthält eine E-Mail Wörter wie „Anhang“ (oder ähnliche Formulierungen), ist aber kein Anhang angefügt, weist dich Kreativ.Management vor dem Absenden darauf hin und fragt nach, ob du die Mail wirklich senden möchtest.
• In Tabellen blieb teilweise der Tabellenrand aktiv, sobald man in die Tabelle geklickt hat – dieser Fehler wurde behoben.
• Unterordner (Subfolder), die beim E-Mail-Anbieter nicht mehr existieren, werden nun auch in Kreativ.Management nicht mehr angezeigt.

💶 Rechnungen

• Die Rechnungsnummer wird jetzt erst beim Ausstellen der Rechnung vergeben.
  Dadurch können Entwürfe gelöscht werden, ohne dass eine Rechnungsnummer verloren geht.
• Aufgrund der neuen IBAN- & Namensverifizierung bei Banken konnte der QR-Code bei manchen Rechnungen nicht mehr korrekt erstellt werden.
  Deshalb gibt es jetzt unter Einstellungen → Rechnungen ein neues Feld „Kontoinhaber“.
  Dieses wird direkt für den QR-Code verwendet.

🔧 Sonstiges:

• Zwischen 20:00 und 21:00 Uhr kam es teilweise zu längeren Ladezeiten.
  Die Ursache wurde eingegrenzt und bereits teilweise behoben.
  Solltest du weiterhin ungewöhnlich lange Ladezeiten feststellen, gib uns bitte kurz Bescheid. 🙏
• In der Auftragsübersicht kann nun auch nach mehreren Tags gefiltert werden.
• Zahlreiche weitere kleine Verbesserungen in der gesamten Software.

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