Der er spændende nyt fra BitaBIZ. Vi har lanceret en ny tidsregistreringsmetode, der gør det nemt at tjekke ind og ud direkte på arbejdspladsen via en QR-kode.📱

Hvordan fungerer det?

Det er gjort helt enkelt.

1. Åbn en browser på en iPad eller tablet med kamera. Gå til URL’en: qr.bitabiz.com
2. Indtast jeres unikke pin-kode, som I finder under Setup Admin → Moduler → Meddelelser og regler → Tidsregistrering
3. Opret eller redigér en politik og vælg Indtjekning på arbejdsstedet med QR-kode som tidsregistreringsmetode. Kan tilkobles til både tidsregistrering med og uden timebank.

Medarbejdere, der er tildelt denne tidsregistreringsmetode, vil fremover få vist en dynamisk QR-kode i deres BitaBIZ-app, når de klikker tjek ind eller ud. QR-koden holdes op foran kameraet på den opsatte iPad eller tablet, hvorefter tiden registreres automatisk.

Spørgsmål og svar

Hvordan tilknytter jeg medarbejdere til onsite tjek ind/ud?

I kan give medarbejdere denne tidsregistreringsmetode på deres politik, under fanen: Tidsregistrering - uden timebank & Tidsregistrering - med timebank

Hvad hvis en medarbejder arbejder hjemme?🏡

Hvis en medarbejdere med denne tidsregistreringsmetode har registreret at de arbejder et andet sted i deres BitaBIZ-kalender (arbejder hjemme, kursus, forretningsrejse, m.f.) kan medarbejderen manuelt tjekker ind/ud fra sin app uden brug af QR-kode.

Hvad hvis vi har medarbejdere i flere tidszoner? 🌍

Jeres lokale terminaler kan indstilles til lokal tidszone.

Via en medarbejders politik kobles medarbejderen til en lokale tidszone. Tidszonen styre flere ting: 1) Kalenderintegration til Outlook 2) Tidspunktet en medarbejder tjekker ind på.

Det er blevet nemmere at håndtere længere deltidssygemeldinger. Hvis en medarbejder f.eks. arbejder 2 timer mindre om dagen i en periode, kan I oprette hele forløbet på én gang – i stedet for at skulle registrere det dag for dag.

I kan angive både periode, ugedage og arbejdstid, så registreringen automatisk gentages i den valgte periode 🔁

Funktionen er tilgængelig for alle med lønadmin-rollen og findes under Kalenderadgang → Ny registrering → Syg. Her kan I kan vælge “Tilbagevendende registrering” samt "Vis timer" og angive periode, dage og timer 📅

Mandag d. 16/3 lanceres en ny ugekalendervisning til alle jeres medarbejdere.

Det betyder, at de fra på mandag kan skifte imellem årsvisning og ugevisning.

Årsvisning er rigtig god til at skabe overblik over ferieplanlægning og fravær.

Ugevisning forbedre overblikket over tidsregistreringer.

Hvad kan du med ugekalenderen?

Med ugekalenderen kan du:

• 🕚Se registrerede timer dag for dag og samlet for ugen

• 🗓️ Få et overskueligt overblik over tilstede-status som ferie, sygdom, tilkaldevagt, hjemmearbejde, m.f.

• 📅 Oprette registreringer hurtigt direkte fra ugekalenderen

Det giver et langt mere detaljeret og praktisk overblik over hverdagen – både for medarbejdere og ledere.

Du finder ugekalenderen det samme steder som årskalenderen. Vælg blot visningen “Uge”.

Har I medarbejdere der kun skal indtaste timeantal?

Med lanceringen af ugekalenderen bliver det muligt at vælge, hvornår timer automatisk placeres på dagen. I kan vælge virksomhedens kontortid under Setup Admin → Notifikation og regler → Kontortid.

Vi håber, at den nye ugekalender vil gøre det endnu nemmere at planlægge og registrere arbejdstid i BitaBIZ.

Har du spørgsmål eller feedback? Vi hører meget gerne fra dig 🙌

Det er nu muligt at automatisere endnu flere felter på stamdatakortet i BitaBIZ – herunder Lønnummer, Medarbejdernummer, Datterselskab og Ansættelsesdato.

På stamdatakortet kan I altid se, hvilke felter vi understøtter.

Ønsker I at tage de nye felter i brug, kan I finde den tekniske vejledning i vores Help Center.

Vi har lavet en række forbedringer i Setup Admin-modulet og Løn Admin-modulet. Formålet er at gøre det nemmere for dig at finde rundt på siderne, få et godt overblik og arbejde med de relevante funktioner.

Sider med ny placering

• Personalevejledning er flyttet til Moduler → Meddelelser og regler

• Tags er flyttet til Moduler → Meddelelser og regler

• Importer medarbejdere fra Excel er flyttet til Medarbejdere-menuen

• Ekstern admin er flyttet til Medarbejdere-menuen

Ændring af navne på sider

Under Moduler har vi opdateret navnet på nogle undermenuer, så de bedre beskriver deres funktion og stemmer overens med de indstillinger der er lavet på politikkerne:

• Overarbejde & afspadsering har ændret navn til Tidsregistrering med timebank

• Jobkoder har ændret navn til Tidsregistrering uden timebank

Tydeligere visning af politikker på medarbejdere

Når I fremover opretter nye medarbejdere manuelt eller redigerer eksisterende medarbejdere, vil det blive mere tydeligt, hvilken politik medarbejderen er tilknyttet. Politikkens indstillinger vises direkte, så I får et bedre overblik og nemmere kan sikre at medarbejderen har den korrekte politik tilkoblet.

Ændringer i Global settings

Globale indstillinger er flyttet til Importer medarbejdere fra Excel. Det sikrer, at I altid bliver gjort opmærksomme på indstillingerne, inden nye medarbejdere oprettes, da nye medarbejdere oprettes med de valgte indstillinger her.

Ny side: Lønsystemer & Fraværsrapportering (lancering 6. februar)

Vi introducerer en ny side: Lønsystemer & Fraværsrapportering, som bliver tilgængelig under Integrationer. Her kan I vælge hvilke lønsystemer og hvilke fraværsrapporteringssystemer I bruger og som dermed skal være synlige, når der eksporteres løn- eller fraværsdata under Løn Admin --> Eksport -->

​Løneksport med periodestyring. Det gør eksportvisningen mere overskuelig, fordi I kun ser de systemer, I faktisk bruger.

Vi kan med glæde annoncere, at BitaBIZ nu er ISAE 3000-certificeret i samarbejde med Ernst & Young.

Certificeringen bekræfter, at vores interne processer, datasikkerhed og kontroller lever op til anerkendte internationale standarder.

Hvis du ønsker at få udleveret certifikatet, kan du anmode om det via denne side:

Vi har lanceret en udvidelse af rapportbiblioteket med nye HR-analyser, der giver et samlet overblik over medarbejderudvikling, fastholdelse og sygefravær. Dermed får HR et stærkere, datadrevet grundlag for at træffe strategiske beslutninger.

Antal ansatte

Hvordan udvikler medarbejderstaben sig måned for måned? Denne rapport giver et klart overblik over, hvor mange medarbejdere der er ansatte i virksomheden pr. ultimo en valgt måned – og muligheden for at sammenligne udviklingen over tid, både på virksomheds- og afdelingsniveau.

Et simpelt, men stærkt værktøj til at følge vækst og kapacitet.

Personaleomsætning

Hvad fortæller tallene om fastholdelse og trivsel?

Rapporten giver indsigt i tilgang og afgang af medarbejdere i en valgt 12-måneders periode – og beregner automatisk virksomhedens turnover-rate.

Det gør det lettere at identificere mønstre, sammenligne perioder og forstå, hvor stabilt teamet er over tid.

Medarbejderlog

Få det fulde overblik over virksomhedens medarbejdere. Rapporten viser både aktive og inaktive medarbejdere med oplysninger som navn, afdeling, lønnummer, godkender, land og virksomhed.

120-dages reglen

Ved sygdom omkring en weekend skal både lørdag og søndag tælles som sygedage, hvis virksomheden følger 120-dages reglen. Rapporten tager højde for dette og medregner automatisk weekender, hvor der ligger sygedage på hver side.Det sikrer, at beregningen af sygefravær bliver korrekt.

Bradford faktoren

Hyppigt sygefravær kan belaste driften mere end enkelte langtidssygemeldinger. Bradford-faktoren er et nøgletal, der sætter fokus på korttidsfravær og gentagne sygedage. Rapporten hjælper med at identificere mønstre i fraværet.

Tidsregistrering

Rapportbiblioteket er også forbedret med nye udvidelser inden for tidsregistrering.
I Timebank og Dagebank vises nu balance per valgt måned, så man hurtigt kan følge udviklingen i opsparede timer og dage over tid.

Vi har lanceret en efterspurgt forbedring i årskalenderen! Nu kan du nemt se, om en registrering dækker en hel dag, en halv dag eller kun få timer.

Hvad er nyt?

Når du nu ser registreringer i din kalender, vil du kunne se små ikoner, der viser, om registreringen dækker en hel dag, en halv dag eller blot nogle timer.

• Halv dag-ikon vises, hvis registreringen kun dækker f.eks. formiddag eller eftermiddag.

• Time-ikon vises, hvis registreringen kun dækker få timer.

• Ingen ikon = registreringen gælder hele dagen.

Denne ændring gør det lettere for både medarbejdere og administratorer at få hurtigt overblik over delvise registreringer direkte i kalenderen.

Hvorfor denne forbedring?

Vi lytter altid til jeres feedback, og denne forbedring er et direkte resultat af den! Flere af jer har ønsket en tydelig visuel måde at se forskel på fulde og delvise registreringer, og det er nu muligt. Kalenderen er dermed blevet mere overskuelig, intuitiv og nemmere at bruge i hverdagen.

Eksempel på den nye kalenderoversigt

For at gøre compliance enkelt har vi samlet alt ét sted: BitaBIZ Legal & Compliance Hub.

Her finder du altid de nyeste versioner af:

• Vilkår for brug (ToU)
• Databehandleraftale (DPA) inkl. opdateret liste over underdatabehandlere
• Privatlivspolitik & Cookiepolitik
• BitaBIZ Privacy Profile, udarbejdet i samarbejde med Openli
• (På vej) Resultatet af vores uafhængige ISAE3000 GDPR-audit

📢 Nyt: Vi har i dag (22. september 2025) offentliggjort en mindre opdatering til DPA (v3.2.1) som led i forberedelserne til GDPR-auditten. Afsnit 13 og 15 er slået sammen til ét nyt afsnit 13, hvor vi har indført en transparent proces for indsigelser mod væsentlige ændringer i DPA’en eller i underdatabehandlerlisten (Bilag B).
Denne version træder i kraft 5. oktober 2025. Kontakt os gerne med spørgsmål senest 1. oktober, så vi har tid til at svare.

Vi giver dig besked på forhånd, når der sker ændringer i ToU, DPA eller listen over underdatabehandlere, så du har mulighed for at stille spørgsmål eller gøre indsigelser (hvis relevant). Den seneste version i Hub’en er altid den gældende, medmindre andet er aftalt skriftligt.

Har du spørgsmål, står vores supportteam altid klar til at hjælpe – vi anbefaler, at du henvender dig inden for 15 dage efter en opdatering for hurtig håndtering.

I forbindelse med opstarten af det nye Danske ferie- og feriefriår den 1. september oplevede BitaBIZ desværre nogle fejl i systemet. Disse fejl er blevet rettet,

Vi beklager den ulejlighed, det måtte have medført.

Hvorfor opstod fejlene?

Årsagen er en række nye funktioner og forbedringer, som vi har lanceret i år for at styrke håndteringen af ferie og feriefri. Disse ændringer påvirkede særligt håndteringen af restferiefri pr. 1/9.
​

De nye funktioner i ferie- og feriefri-løsningen

Feriefri understøtter det danske ferieår (16 måneder)
​Medarbejdere har med denne indstilling 16 måneder til at planlægge deres feriefri. Systemet sikrer, at gamle dage udløber korrekt den 31/12.

Krav til at planlægge ferie før feriefri
​Det er muligt at opsætte en regel, hvor jeres medarbejdere skal planlægge et minimums antal feriedage (f.eks. 20) før feriefri kan planlægges.

Særlig håndtering i overgangsperioden (1/9–31/12)
​Hvis både det danske ferieår er tilkoblet feriefri og reglen om minimum planlagt ferie er aktiveret, kan I tilkoble, at feriefri der udløber 31/12, skal planlægges før nye feriedage i overgangsperioden.

Opdel registrering

Appen guider brugerne hvis det er nødvendigt at opsplitte en ferieperiode imellem gammelferie og feriefri der udløber i overgangsperioden.

Restbehandling af dage og timer der udløber

Feriefri og ferie, der udløber 31/12, sendes automatisk til restbehandling den 1/1. Herfra kan restdage/-timer slettes, overføres eller udbetales direkte til jeres lønsystem.