Denne opdatering er målrettet jeres lønadministration

Opdateringen har til formål at sikre, at jeres medarbejdere afholder ferie og feriefri i ønsket rækkefølge.

​

Ferie: Minimum ferie saldo regel

Det er nu muligt at tilkoble, at der skal afholdes et minimum antal feriedage før der kan afholdes feriefridage.

Eksempelvis kan man indtaste, at der som minimum skal afholdes 20 feriedage før man kan afholde feriefri.

Denne regel er i god tråd med ferieloven hvor op til max 5 restferiedage kan overføres eller udbetales.
​

Feriefri: Udløbne dage regel

For feriefri der følger det danske ferieår "Danmark 1/9 - 31/12" holder BitaBIZ nu styr på gamle dage der udløber.

Vi har tilføjet en regel, hvor man kan tilkoble at feriefri der udløber i overgangsperioden skal afholdes før feriedage.

Denne regel er god til at guide medarbejder til at afholde feriefridage der udløber frem for at booke nye feriedage der ikke udløber.
​

Aktivering af begge de 2 nye regler?

Hvis begge regler tilkobles for hhv. ferie og feriefri. Så guider appen hvis der opstår behov for, at en ansøgning om en ferieperiode skal opdeles imellem ferie og feriefri for at overholde jeres feriepolitik.

Når begge regler er aktiveret hjælper appen medarbejder med at oprette den korrekte kombination af ferie og feriefri således at der ikke mistes dage der udløber. ​

​

Det danske ferieår slutter 31/12

Den 1. januar sendes restferie til behandling. Du skal derfor ikke foretage dig noget før denne dato.

Læs mere om hvordan du behandler restferie nedenfor:

​Behandling af restferie?

​Behandling af udløbne ferieferie dage?

Ny regel til styring af feriefridage der udløber 31/12

​

Denne opdatering gælder kun feriefri-politikker der følger det danske ferieår "Danmark 1/9 - 31/12":

​➡️ Hvis det danske ferieår er tilkoblet en feriefri-politik vises nu per automatik de dage der udløber den 31/12 i medarbejders statistikboks.

Standardindstillingerne bliver:

• hvis en medarbejder har flere dage på sin feriefri-saldo end der optjenes per 1/9 så udløber disse dage per automatik den 31/12.
  ​
  ​Eksempel:
  Der optjenes 5 dage per 1/9.
  2 gamle dage er overført per 1/9.
  De 2 gamle dage udløber den 31/12:

• dage der udløber kan ikke anvendes efter 1/1:

​

• dage der udløber sendes til behandling på en ny rest-feriefri-liste den 1/1 2025. Dage der udløber kan slettes, udbetales eller overføres:

​

​
​

• Gamle dage kan videreføres uden at de udløber den 31/12.
  ​
  Det indstilles på politikken under fanen "Overførsel" hvor mange dage der må akkumuleres uden de udløber:

Den nye feriefri-regel er standard tilkoblet for alle medarbejdere på en feriefri-politik der følger det danske ferieår. Hvis I ikke ønsker denne regel tilkoblet skal der vælges en anden feriefri-periode der ikke følger det danske ferieår. Kontakt os. Så hjælper vi jer.

​

Der er mere på vej til feriefri

Til feriefri-politikker der følger det danske ferieår kommer der en ny regel hvor gamle feriefridage, der udløber, skal afholdes før nye feriedage kan bookes.

Ny regel på vej til ferie

Indstilling til, at jeres medarbejdere skal afholde et minimum antal feriedage før de kan afholde feriefri. Eksempelvis at der skal afholdes 20 feriedage først.

Opdatering på vej til restferie håndtering

Det bliver muligt at vælge udbetaling af rest-feriedage for alle medarbejdere i én arbejdsgang. Eksempelvis udbetaling af max 5 dage for alle.

​

Opdatering til lønsystem eksportsiden er lige på trapperne

Forbedret eksportprocess til både CSV eksport og API eksport.

​
​Mere om disse opdateringer lige om lidt 😊

Grupperegistrering er tilbage

... og i en forbedret udgange 😊
​

Grupperegistrering anvendes til at booke officielle ferielukkedage i jeres virksomhed.
​

Du finder den nye og forbedrede grupperegistrering i Løn Admins Team Kalender:

Læs brugervejledningen her:

​

Nyt EU modul

I forbindelse med indførslen af EUs nye tidsdirektiv og GDPR regler for sletning af persondata har BitaBIZ fået en række opdateringer.

Opdateringerne har været gratis tilgængelige siden juli.

Fra 1. oktober skal man betale for EU modulet hvis man vil benytte det.

Man skal aktivt deaktivere modulet hvis man ikke vil benytte det før den 1. oktober.

Modulet deaktiveres fra siden Abonnementsplan.

EU modulet indeholder 2 løsninger:

• EUs tidsdirektiv
• GDPR regler for sletning

Samt en opdateret databehandleraftale der indeholder de nye GDPR regler.

​

EUs tidsdirektiv

Pakken indeholder:

• 48 timers & 11 timers reglerne
• Avancerede notifikationer med logs og live feed
• Avanceret tilpasning af tidsregistrering

Indholdet i løsningen er beskrevet i denne artikel:

​

EUs GDPR regler for sletning af persondata

Pakken indeholder:

• Automatisk sletning af historiske registreringer
• Automatisk sletning af inaktive brugere og deres data

Indholdet i løsningen er beskrevet i denne artikel:

​

Databehandleraftalen

Jeres databehandleraftale er opdateret med GDPR reglerne for sletning af persondata. Aftalen er underskrevet og tilgængelig for download fra siden Abonnementsplan.

​

EU modulets pris

Prisen for det nye EU modul bestemmes af antal brugere på jeres BitaBIZ konto.

Prisen er per konto/ måned:

< 30 brugere: 99kr

31-60 brugere: 199kr

61-100 brugere: 299kr

101-200 brugere: 399kr

> 201 brugere: 499kr

Prisen faktureres kvartalsvis forud sammen med den normale kvartalsvise fakturering.

Modulet er aktiveret som standard. Det kan deaktiveres fra siden Abonnementsplan.

Klik: Setup Admin -> Virksomhed -> Abonnementsplan:

Hvis I har spørgsmål sidder vi klar til at besvare dem i online supporten.

God nyhed!

Vi har åbnet det nye ferieår der starter den 1/9-24.

Tidligere blev det først åbnet den 31/12.

Det betyder, at der i perioden september-december er 2 åbne ferieår.

Vi gemmer afholdt ferie i overgangsperioden til korrekt ferieår ift. om det er gamle restferiedage eller nye dage der anvendes:

Ligeledes sendes manuelle justeringer til enten gammelt eller nyt ferieår afhængig af hvornår justeringen oprettes:

• før 31/8 (30/9 ved ultimo optjening) er det gammelt ferieår.
• efter 1/9 (1/10 ved ultimo optjening) er det nyt ferieår.

Læs mere om restferie-rapporten her:

Den endelige opgørelse af ferieåret gennemføres den 31/12-24. Hvis der er restferie på denne dato sendes den til behandling på jeres restferie-liste per 1/1-2025.

Læs mere om håndtering af restferie per 1/1 her:

Opdatering!
Tidsregistrering MED timebank

BitaBIZ har 2 metoder til administration af faktisk arbejdstid iht. EUs arbejdstidsdirektiv til medarbejdere der har en timebank:

​

1. Medarbejder skal registrere afvigelser i form af overarbejde, afspadsering og fravær. ​
   ​
   📑 Læs om afvigelsesregistrering: regler og logik
   ​
   ​
2. Medarbejder skal registrere sin daglige arbejdstid via tjek ind/ud (flextid)
   ​
   📑 Læs om daglig flextidsregistrering: regler og logik

Begge timebank-metoder har fået:

​

1. et opdateret ugentligt arbejdstidskort der nu også beregner den faktiske arbejdstid (EU tiden) per uge. Udover at give overblik over den daglige og ugentlige timebank justering:
   ​
   📑 Læs om opsætning af de 2 timebank metoder her!
   ​
   ​
   ​
2. en rapport i Rapport Biblioteket der giver overblik over den faktiske og gennemsnitlige arbejdstid per uge for en valgt periode:
   ​
   📑 Læs om rapporten her!
   ​
   ​
   ​
   ​

​

Der er en 3. timebank metode

Den giver ikke adgang til det nye ugentlige arbejdstidskort, der på daglig og ugentlig basis beregner den faktiske arbejdstid. Den anvendes derfor sekundært sammen med en primær Tidsregistrering - UDEN timebank metode! Læs om opsætning af de 3 timebank metoder her!

​

Forbedret overblik

Der er en rød tråd igennem BitaBIZ's tidsregistreringsløsninger. BitaBIZ har 2 overordnede løsninger:

​

1. Tidsregistrering - UDEN timebank
   (Start/slut tid) (Kun timer) (Tjek ind/ud) (Juster tid)
   ​
2. Tidsregistrering - MED timebank
   (Tjek ind/ud) (Juster tid)

​​

På politikken aktiveres en af de 2 løsninger (eller en kombination).

​

Der er 2 rapporter i Rapport Biblioteket. Vi kalder dem henholdsvis med timebank og uden timebank. Afhængig af hvilken løsning medarbejder har adgang til gemmes arbejdstiden til én af de 2 rapporter.

​​

Når medarbejder skal have adgang til tidsregistrering på sit stamdatakort, vises det tydeligt om der gives adgang til med timebank eller uden timebank.
​

Og under de 2 overordnede løsninger vises det hvilken tidsregistreringsmetode der er tilkoblet medarbejderens politik.

Eksempelvis; MED timebank (Tjek ind/ud):

​

Meddelelser & regler

​Få et effektivt tidsregistreringsflow optimeret til EUs arbejdstidsdirektiv.

Har I fået aktiveret alle mulighederne? Læs mere her!
​
​

Rapport-biblioteket bliver løbende opdateret

Klik: HR Statistik -> Rapport bibliotek 

Excel rapporterne der kræver at man downloader rapporten og indsætter API nøglen.

Excel API rapporterne blive løbende opdateret til et nyt format hvor det ikke er nødvendigt at anvende API nøglen.

Den første rapport der er opdateret til det nye format er:

➡️ Tidsregistrering - uden time bank.
​
​

Tidsregistrering - uden timebank

Rapporten har 3 faner:

1. Timer per uge 🆕
2. Medarbejdere
3. Registreringer
   ​
   ​

Timer per uge 🆕

På denne side vises summen af tidsregistreringer per medarbejder per uge.

For den valgte periode beregnes den gennemsnitlige arbejdstid per medarbejder per uge. Rapporten kan derfor anvendes til EUs 48 timers regel.

​

Medarbejdere

På denne side vises summen af tidsregistreringer per medarbejder for den valgte periode.

​

Registreringer

På denne side vises de enkelte tidsregistreringer der er oprettet af jeres medarbejdere for den valgte periode. Eksempelvis på jobkoder.
​
​

🔗 Læs mere om rapporten i jeres help center. Klik her.
​
​
​

Nr. 1 lige nu til at opfylde EU's arbejdstidsdirektiv...

Redigér dagens nettotimer hvis afvigelse

ℹ️ Med denne metode skal medarbejder kun redigere afvigelser.

ℹ️ Automatisk oprettelse af dagens nettotimer kl. 9 hver dag (lokal tidszone).

ℹ️ Fravær og helligdage blokerer for autooprettelse af nettotimer.
​

​Indstillingerne der ofte vælges:
​

• Medarbejder kan redigere nettotimerne hvis afvigelse. Begrænsning af perioden medarbejder kan redigere tilbage i tiden vælges typisk til at være imellem 1- 4 uger.
  ​

• Fastholdelse af fokus på ferie og fravær. Derfor fjernes ugentlig, månedlig og årlig statistik fra medarbejders EU TID.
  ​

• Aktivering af 48 timers reglen allerede ved 46 timer.
  ​

• Frakobling af 11 timers reglen ved hjemmearbejde.
  ​

• Tilkobling af opfølgning hvis medarbejder i 30 dage ikke har redigeret afvigelser.

​

🔗 Læs mere om indstillingerne ovenfor der kan aktiveres til EUs arbejdstidsdirektiv her!
​

​

Og nr. 2 lige nu er...

Tjek ind/ud

ℹ️ Med denne metode skal medarbejder tjekke ind når arbejdsdagen starter og ud når arbejdsdagen slutter.

​
​Indstillingerne der ofte vælges:
​

• Tilkobling af Live feed så medarbejder kan tjekke ud fra startsiden af sin mobil. Så glemmes tjek ud stort set aldrig på dagen.
  ​
• Tilkobling at påmindelse hvis medarbejder glemmer at registrere tid.
  ​
• Aktivering af 48 timers reglen allerede ved 46 timer.
  ​
• Aktivering af 11 timers reglen.
  ​
• Visning af statistik og balancer per uge, måned, år.
  ​
• Begrænsning af perioden medarbejder kan redigere tilbage i tiden vælges typisk til at være imellem 1- 4 uger.
  ​

​

​

Hvis disse 2 favoritter ikke er velegnet til jeres virksomhed er der andre metoder at vælge imellem. Læs mere her!

​
​

Mindre fokus på EU TID.

Fokus på ferie og fravær i medarbejders kalender.

Med det nye EU direktiv skal der være en tidsregistrering hver dag. Enten registreret af medarbejder selv eller automatisk oprettet der kan redigeres hvis afvigelse.

Medarbejders kalender bliver derfor hurtigt udfyldt med gule tidsregistreringer.

Det oprindelige overblik over ferie og fravær mistes.

Med denne opdatering bringer vi det oprindelige layout tilbage. Samtidig med, at vi diskret og i baggrunden fastholder visningen af de obligatoriske EU tidsregistreringer.

Billedet nedenfor viser først det gamle layout og dernæst det nye layout:
​

ℹ️ Bemærk at det er valgfrit om man vil vise SUM af registreret arbejdstid per uge i medarbejders kalender.

​
​

Afvigelsesregistrering af arbejdstid

BitaBIZ supporterer 2 normtidsmetoder til auto-oprettelse af dagens normtid:
​

1. Normtid hvor den daglige arbejdstid er oprettet automatisk med en starttid og sluttid.
2. Normtid hvor den daglige arbejdstid er oprettet automatisk kun med nettotimer.

​

Den valgte normtidsmetode bestemmer hvordan jeres medarbejdere skal redigere deres arbejdstid ved afvigelser:

​

📑 Følg denne vejledning for at komme i gang med tidsregistrering.

Med denne opdatering får BitaBIZ kunder fleksibilitet til at vælge imellem 5 løsninger til tidsregistrering:

• 2 metoder til afvigelsesregistrering
• 3 metoder til daglig aktiv tidsregistrering