The GDPR Assistant is an add-on that generates a list of candidates whose consents are about to expire and enables their auto-anonymization and the automated renewal e-mail dispatch according to the rules you specify.

With the latest update, two improvements have been made to the GDPR Assistant’s functionality:

Change 1: Separate rules for anonymization & consent renewal emails

Until now, it was possible to set a single rule for both processes. The Assistant could automatically anonymize (after first sending a consent renewal e-mail) all candidates whose consent for current and future recruitments expired.

Now, you can set different, independent rules for:

• automatic anonymization
• automatic sending of emails with the consent renewal form

Why did we make this change?

E.g., you can anonymize all candidates whose consent is about to expire - but exclude candidates sourced via the plugin from the automatic sending of consent renewal requests.

Change 2: Rules based on consent types or specific consents

Consents with the same meaning but different wording (e.g., different language versions of a clause) are grouped in the system as a single clause type—e.g., “consent for future recruitment.”

The Assistant’s operating rules were previously based on types; however, following the latest update, the Assistant can now operate based on specific clauses rather than their types.

Why did we make this change?

It often happens that our users work with non-standard consents (candidates from sourcing, job fairs, and other sources, bypassing traditional job postings and application forms).

In such cases, it is useful to base the GDPR Assistant’s rules on specific consents rather than consent types.

_______

Don't have a GDPR Assistant yet?

Contact your account manager or visit the Candidates > GDPR Assistant to add it to your Plan.

Asystent RODO to dodatek do systemu, który uruchamia listę kandydatów z kończącymi się zgodami oraz umożliwia ich automatyczną anonimizację i zautomatyzowaną wysyłkę zaproszeń do przedłużenia zgód według wskazanych przez Ciebie reguł.

Wraz z ostatnia aktualizacją w działaniu Asystenta RODO zostały wprowadzone dwa usprawnienia:

Zmiana 1: Różne reguły dla anonimizacji i wysyłki maili

Do tej pory możliwe było ustawienie jednej reguły dla obu procesów. Asystent mógł automatycznie anonimizować (wcześniej proponując mailowo przedłużenie zgód) np. wszystkich kandydatów, którym kończyła się zgoda na daną i przyszłe rekrutacje.

Po aktualizacji możesz ustawić różne, niezależne reguły dla:

• automatycznej anonimizacji
• automatycznej wysyłki maili z formularzem przedłużenia zgód

Dlaczego wprowadziliśmy tę zmianę?

Teraz możesz np. anonimizować wszystkich kandydatów, którym zgody się kończą - ale np. wykluczyć z automatycznej wysyłki próśb o przedłużenie zgód kandydatów sourcowanych za pomocą wtyczki.

Zmiana 2: Reguły oparte na typach zgód lub konkretnych zgodach

Zgody o tym samym znaczeniu, ale różnym brzmieniu (np. różne wersje językowe klauzuli) są w systemie grupowane jako jeden typ klauzuli - np. “zgoda na przyszłe rekrutacje”.

Reguły działania Asystenta oparte były właśnie na typach; ale po ostatniej aktualizacji Asystent może działać w oparciu o konkretne klauzule, a nie ich typy.

Dlaczego wprowadziliśmy tę zmianę?

Często zdarza się, że nasi użytkownicy korzystają z niestandardowych zgód (kandydaci z sourcingu, z targów, i innych źródeł z pominięciem tradycyjnego ogłoszenia i formularza aplikacyjnego). W takich właśnie przypadkach przyda się opcja oparcia reguł działania Asystenta RODO o konkretne zgody, zamiast ich typów.

_______

Nie masz jeszcze Asystenta RODO?

Skontaktuj się z opiekunem Twojego konta lub odwiedź zakładkę Kandydaci > Asystent RODO